Se quotidianamente lavori utilizzando la posta elettronica e utilizzi un client di posta elettronica come Microsoft Outlook o Thunderbird, potresti essere interessato ad accedere allo storico delle email inviate e ricevute anche quando sei offline, magari in un formato facile da aprire e visualizzare. Total Mail Converter di CoolUtils è uno strumento che ti aiuterà a fare proprio questo. Leggi questo articolo per saperne di più su questo fantastico programma.
Esistono molti motivi per convertire le email in PDF, ma in genere quello più comune è che si vuol essere sicuri di non perdere, magari per un errore o per un virus, tutto lo storico delle email che ci hanno inviato o che abbiamo spedito. Un altro motivo per convertire la posta elettronica in PDF è liberare spazio nella casella di posta. Per esempio Gmail offre 15 GB di spazio, ma tra Google Drive, Google Foto e altri servizi di Big G, lo spazio si esaurisce in fretta!
Ecco perchè uno strumento che ti consente di convertir le email in PDF torna utile, così potrai archiviare lo storico della posta in una cartella sul tuo PC, e potrai cancellare le vecchie email e liberare spazio. Potresti archiviare le email nel formato EML o MSG, ma tuttavia questa scelta ha lo svantaggio che per aprirle, devi avere un client di posta installato sul computer, Outlook o Thunderbird per esempio.
Quindi il formato più versatile e che non necessita di altro è proprio il PDF. Questa scelta ha senso in quanto sarai indipendente dal client di posta e potrai aprire le email su quasi tutti i computer. Se utilizzi un client di posta elettronica basato su EML o MSG (ad esempio Thunderbird, Windows Live Mail, Windows Mail, The Bat, Outlook Express) puoi esportare le email come file EML o MSG. Una volta che hai i file EML o MSG sul tuo disco rigido, avvia Total Mail Converter, cerca la tua cartella con le e-mail e premi il pulsante PDF. In pochi minuti il programma convertirà EML in PDF.
Come funziona Total Mail Converter e quali sono le caratteristiche
Total Mail Converter ha una caratteristica principale ed è (hai indovinato bene) convertire le e-mail dai formati .EML o MSG in formato PDF o in un altro formato come per esempio DOC, JPG, TXT etc… Una delle caratteristiche davvero utili di questo software è che può convertire le e-mail in blocco. Non dovrai convertire i messaggi uno per uno. Inoltre puoi configurare il modo in cui denomina i file convertiti, il che è fantastico quando hai centinaia di e-mail da convertire.
Un’altra grande caratteristica è che è anche in italiano e gli allegati di posta elettronica non si perdono durante il processo. Le immagini allegate verranno convertite così come sono e aggiunte al file. Inoltre avrai la possibilità di fare in modo che Total Mail Converter crei cartelle dedicate per gli allegati di posta elettronica.
Una funzione utilissima ma molto semplice è che Total Mail Converter può aggiungere intestazioni e piè di pagina ai documenti PDF che possono essere completamente personalizzati. Vuoi aggiungere una data o una frase? Nessun problema! Puoi persino utilizzare uno dei modelli incorporati per personalizzare l’aspetto delle tue e-mail convertite. Oppure, se sei abbastanza esperto, puoi creare un modello in CSS.
Inoltre Total Mail Converter consente di selezionare determinati campi che si desidera esportare in PDF. Oppure come abbiamo detto, puoi rinominare i file aggiungendo la data al nome del file, puoi facilmente aggiungere nuovi nomi alle e-mail convertite. Il programma offre diverse macro per rinominare, in modo da poter ottenere qualsiasi nome di cui hai bisogno. Ad esempio, hai un file EML “ReportAprile.eml” inviato il 28 aprile 2020? Utilizzando questo schema di ridenominazione [data] – [oggetto] otterrai il file PDF “2020-04-28-ReportAprile.pdf”.
Sempre per quanto riguarda gli allegati, potrai facilmente accedervi grazie a un link cliccabile che troverai all’interno del file convertito, il quale aprirà l’allegato nel programma associato. Le immagini allegate possono essere inserite direttamente nel PDF.
Altra funzione utile è quella di poter combinare diversi file EML o MSG in un unico PDF, e dulcis in fundo. puoi anche crittografare il file convervetito. Infatti Total Mail Converter permette di impostare delle autorizzazioni e quindi può consentire o vietare agli utenti di copiare, modificare o stampare i file. Potrai anche firmare i file PDF convertiti con la tua firma digitale (file pfx).
Il suo funzionamento è molto semplice:
- Apri il client di posta che stai utilizzando e seleziona e salva le email nel formato EML o MSG in una cartella. Per esempio se utilizzi Outlook e vuoi salvare tutte le email, basta premere CTRL + A e poi trascinare le email in una cartella (quando le email sono selezionate vedrai che sono evidenziate di azzurro):
- Adesso scarica e installa Total Mail Converter (Scaricalo da qui)
- Avvia il programma, e nella colonna di sinistra naviga fino a trovare la cartella che hai scelto per scaricare la posta in formato EML o MSG.
- Accedi al suo interno e nella finestra di destra vedrai il suo contenuto.
- Qui puoi sia selezionare singole email o un gruppo, oppure selezionarle tutte. Per selezionarle tutte, nella parte inferiore puoi mettere il segno di spunta sulla voce “Seleziona tutto”.
- A questo punto basta cliccare sul pulsante PDF che si trova in alto nella barra degli strumenti. Se vuoi convertire le email in un altro formato, sempre nella barra degli strumenti in alto, trovi le icone corrispondenti.
- Attendi che il programma finisca di convertire i file. Tutto dipende da quante sono le email da convertire!
